Velg språk

  • A+

    Hvordan endre størrelse på nettsidene

    Hold Crtl-tasten nede. Trykk på + for å forstørre eller - for å forminske.

Du er her:

Samfunnsansvar i prosjektledelse

Folketrygdfondet legger vekt på ulike risikoforhold knyttet til samfunnsansvar i sine investeringsbeslutninger, fordi slike områder kan ha betydning for selskapers forutsetninger for å skape lønnsomhet på lang sikt, skriver Tine Fossland i en artikkel i magasinet Prosjektledelse.

Artikkel av Tine Fossland, publisert i magasinet Prosjektledelse høsten 2016 http://prosjektledelse.org/

Hvorfor er samfunnsansvar relevant for prosjektledelse?
Samfunnsansvar spiller i økende grad en rolle for selskapers strategi, daglige drift og omdømme. Volkswagens utslippsjuks, avsløringene knyttet til Panama Papers og korrupsjonsanklagene mot Vimpelcom er eksempler på dette. Relevansen av samfunnsansvar vises også ved at stadig fler interessenter, inkludert investorer som Folketrygdfondet, legger vekt på ulike risikoforhold knyttet til samfunnsansvar i sine investeringsbeslutninger.

Folketrygdfondet gjør dette fordi vi mener slike områder kan ha betydning for selskapers forutsetninger for å skape lønnsomhet og aksjonærverdier på lang sikt. For Folketrygdfondet er samfunnsansvar i selskaper forbundet med finansielt relevante risikoer og muligheter knyttet til kjernevirksomhet og drift. Vi har laget forventningsdokumenter for sentrale tema innen samfunnsansvar som korrupsjonsbekjempelse, klima, menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø. Her viser vi hvilke retningslinjer vi forventer at selskapene har, og videre hvordan vi forventer at selskapene følger opp og rapporterer innenfor hvert område. Et sentralt element i dette er at vi forventer at selskaper inkluderer vesentlige muligheter og risikoer i sin virksomhetsstyring. I forlengelsen av dette er det også naturlig at prosjektledere tar hensyn til samfunnsansvar i planlegging og gjennomføring av prosjekter.

I denne forbindelse oppstår ofte spørsmål om hvordan man definerer samfunnsansvar i hvert enkelt prosjekt, samt hvordan man unngår at arbeidet med samfunnsansvar har negativ påvirkning på øvrig planlegging og gjennomføring av prosjekter. Denne artikkelen forsøker å gi svar på disse spørsmålene.

Hva er samfunnsansvar?
Begrepet samfunnsansvar er i stadig endring. Det samme gjelder forventninger knyttet til selskapers og prosjekters håndtering av temaet. Før handlet samfunnsansvar ofte om å være "snill" og etisk, samt å gi noe tilbake til samfunnet, eksempelvis gjennom frivillig arbeid og donasjoner. I dag handler samfunnsansvar i større grad om å ta hensyn til de risikoer og muligheter selskaper og prosjekter står overfor i sin daglige drift. Disse vil variere fra selskap til selskap og prosjekt til prosjekt, blant annet grunnet ulik kjernevirksomhet, bransje, interessenter og geografisk eksponering. Følgelig er det vanskelig å definere samfunnsansvar på en måte som er relevant på tvers av selskaper og prosjekter. Prosessen for å definere samfunnsansvar vil imidlertid være sammenfallende fra prosjekt til prosjekt. Fremgangsmåten kan derfor være relevant for prosjektledere, uavhengig av prosjekt.

Hvordan kan man definere samfunnsansvar i prosjektets planleggingsfase?
For å forstå hva som er samfunnsansvaret i prosjektet, kan det i planleggingsfasen være fornuftig å kartlegge hvilke muligheter og risikoer prosjektet står overfor. Det kan også være hensiktsmessig å identifisere prosjektets viktigste interessenter og hva disse er opptatt av. Resultatet av en slik analyse kan være utgangspunkt for å skape en felles forståelse og avgrensning av hva som menes med samfunnsansvar i det enkelte prosjektet. Analysen bør bidra til at forhold som avspeiler prosjektets vesentlige påvirkning på miljø og samfunn, og kan ha vesentlig innflytelse på interessenters vurderinger og beslutninger, inkluderes.

Nedenfor finnes eksempler på tema som kan være vesentlige:

Det finnes ulike metoder for å definere samfunnsansvar. Prosessen som beskrives i denne artikkelen er basert på G4-retningslinjene for samfunnsansvarsrapportering til det globale rapporteringsinitiativet GRI (www.globalreporting.org/standards). Fremgangsmåten brukes av mange selskap som utgangspunkt for arbeid og rapportering på samfunnsansvar, men kan også være relevant for prosjekter.

Definere prosjektets viktigste interessenter
Et fornuftig utgangspunkt er å definere hvem som er prosjektets viktigste interessenter. Dette er de som i vesentlig grad har påvirker, eller blir påvirket av, prosjektet. Nøkkelinteressenter i et prosjekt kan være oppdragsgiver, medarbeidere, myndigheter, leverandører, kunder og lokalsamfunn. Analysen kan bygge på eksisterende kunnskap i prosjektorganisasjonen.

Forstå hva interessentene er opptatt av
Når prosjektets viktigste interessenter er identifisert, begynner arbeidet med å kartlegge hva disse er opptatt av. Analysene kan bygge på eksisterende kunnskap om interessentgruppen, dersom dette finnes. I tillegg er offentlig tilgjengelig informasjon et godt utgangspunkt. Viktige interessenter kan for eksempel gi uttrykk for sine forventninger til håndtering av samfunnsansvar gjennom tilbudsdokumenter, offentlig rapportering, retningslinjer og tilslutning til standarder og initiativer. Hvis tilgjengelig informasjon ikke er tilstrekkelig, kan det være lurt å ha en samtale med aktuelle interessenter for å kartlegge hvilke forventninger de har knyttet til håndtering av samfunnsansvar.

Hvilke temaer som er viktige for prosjektet vil variere og avhenge av flere faktorer, som formålet med prosjektet, den grafiske tilstedeværelsen, samt kunder og leverandører. I kartleggingsarbeidet kan det for eksempel tas utgangspunkt i prosjektets tilbudsdokument, retningslinjer, strategier, risikoanalyser og mål. I tillegg bør prosjektets økonomiske, miljømessige og samfunnsmessige påvirkning identifiseres. Det kan også være hensiktsmessig å kartlegge forventninger i internasjonale standarder prosjektet forventes å følge. Eksempler på relevante standarder kan være IFCs Performance Standards, FNs Global Compact og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskap.

Hvis prosjektet gjennomføres i en linjeorganisasjon, kan det være fornuftig å ta utgangspunkt organisasjonens strategi, mål og retningslinjer for samfunnsansvar. Temaene som prioriteres i prosjektet bør være i samsvar med linjeorganisasjonens overordnede tilnærming, men også tilpasset de spesifikke utfordringene i prosjektet. Tilsvarende bør prosjektet være i samsvar med oppdragsgivers tilnærming dersom en slik eksisterer.

Definere og avgrense samfunnsansvar i et prosjekt
Temaene som prioriteres som vesentlige kan sies å være kjernen i prosjektets samfunnsansvar. For å komme frem til disse, bør temaene som er viktige for henholdsvis prosjektet og dets interessenter vurderes langs to dimensjoner: "Viktighet for interessenter" og "viktighet for prosjektet".

I vurderingen av viktigheten for prosjektets interessenter kan det være relevant å ta stilling til i hvilken grad temaet påvirker interessentene økonomisk, sosialt eller miljømessig. I tillegg kan det være nyttig å kartlegge i hvilken grad temaet kan påvirke interessentenes beslutninger og vurderinger av prosjektet.

I vurderingen av viktigheten for prosjektet kan det være relevant å ta stilling til i hvilken grad temaet påvirker sannsynligheten for måloppnåelse. I tillegg kan det være nyttig å kartlegge om temaet kan påvirke prosjektets omdømme.

Temaene som vurderes som viktige for både prosjektet og dets interessenter, bør defineres som vesentlige og tas hensyn til i gjennomføringen. Det er disse temaene som utgjør prosjektets samfunnsansvar. Nedenfor finnes et eksempel på hvordan en slik analyse kan se ut:

 

Integrere arbeidet med samfunnsansvar i gjennomføringen av prosjektet
Vesentlige tema innen samfunnsansvar bør integreres i gjennomføringen av prosjektet. En måte å gjøre dette på er å definere mål og indikatorer for temaene og inkludere disse i den ordinære prosjektstyringen. Når det gjelder valg og utforming av indikatorer, kan det være bedre med få og relevante indikatorer som følges opp systematisk enn en lang rekke indikatorer med liten betydning for prosjektets daglige drift.

Et annet forhold som kan være relevant for å integrere samfunnsansvar i prosjektledelse er å sette av tilstrekkelige ressurser til å kartlegge, forstå og håndtere vesentlige utfordringer.

Fokus på vesentlig samfunnsansvar kan forbedre prosjekter
Ved å ha en vesentlighetstilnærming vil fokus på samfunnsansvar heller føre til konkurransefortrinn som bedre planlegging og gjennomføring enn økte kostnader i prosjekter. Det er to grunner til dette. Fokus på vesentlige tema kan bidra til å imøtekomme forventningene til viktige interessenter, hvilket trolig kan bidra til lettere gjennomføring og større aksept for prosjektet. I tillegg vil fokus på vesentlighet også kunne forbedre håndtering av prosjektets operasjonelle og omdømmerelaterte risikoer. Slik risikohåndtering antas å kunne bidra til bedre prosjektledelse og -gjennomføring. Dette bør være god motivasjon for å gjøre samfunnsansvar til en integrert del av prosjektledelse.